Din virksomhed er vokset, og tiden er kommet til at udskifte det lille regnskabssystem til enkeltmandsvirksomheden med et rigtigt ERP-system. Men hvad er det rigtige valg?

Lad os begynde med at træde et skridt tilbage og definere, hvad pointen med ERP egentlig er.

ERP står for ’Enterprise Resource Planning’, og hvis du er en lille virksomhed, så dækker det økonomistyring, debitor/kreditor-styring, fakturaer og måske lidt lagerstyring. Det kan alle ERP-systemerne, dyre som billige.

I de større virksomheder understøtter ERP alle de administrative arbejdsgange inden for økonomi, HR, men også kommercielle processer inden for Salg og Marketing, og såmænd også produktionsstyring, logistik – kort sagt alle virksomhedens processer.

Her har jeg samlet syv overvejelser, som du bør gøre dig, før du vælger en ERP-løsning:

1. Overvej skyen
Alle kendte ERP-løsninger er i skyen i dag. Det betyder, at producenten tager sig af driften. Du mister naturligvis lidt kontrol, men det er det værd for de fleste.

Jeg ser desværre ofte, at virksomheder vokser hurtigt ud af deres løsninger. Det undgår du ved at vælge et system, som inkluderer mest mulig vedligeholdelse og opdatering, så du får nye versioner uden et opgraderingsprojekt.

2. Fokusér på værdi
I dag kan ERP-systemerne utroligt mange ting. Selv de små systemer er blevet meget avancerede. Udfordringen er, at du ikke har brug for al den kompleksitet.

Systemet skaber ikke værdi i sig selv. Systemet skal understøtte dine forretningsprocesser, tilpasse sig din foranderlighed lynhurtigt, og ikke skabe støj ud over det.

3. Vælg en standardløsning
Vælg en standardløsning og tilpas dine processer til det. Skræddersyede løsninger er den lange vej til målet.

Standardløsninger får dig hurtigt i gang, og du kan til- og fravælge funktionalitet efter behov. Det bevarer agiliteten, men det kræver naturligvis også, at dine processer kan indordne sig under standarden.

4. Hav en strategi for stamdata
Stamdata er en udfordring for virksomheder i vækst. Databehovet ændrer sig hele tiden, og din datastruktur knopskyder. Til sidst bruger du alt for meget tid på at håndtere og tilpasse data manuelt.

Overvej strukturen nøje fra begyndelsen, indbyg fleksibilitet, og prøv at vælge en ERP-løsning, hvor det er muligt at ændre datastrukturen senere.

5. Vælg løbende driftsomkostninger
Abonnér på din løsning i stedet for at købe en dyr licens. Så kan du nemt skalere op og ned, og bordet fanger ikke lige så meget, hvis du fortryder dit valg af system.

6. Ryd op ved opgraderinger
ERP-systemer samler rigtig mange data, men alligevel tillader de fleste systemer ikke, at man rydder op i data.

Benyt lejligheden til at vurdere hvilke data, der skal over i det nye system. Vælg en løsning, hvor du kan filtrere og udvælge fx tre års historik, i stedet for at tage alt skidt med eller starte helt fra blank.

7. Overvej integration
Det har i mange år været tradition at samle alle administrative funktioner i ERP-løsningen. Men integrationsmulighederne er blevet meget bedre, så det er slet ikke nødvendigt mere.

Vælg enkeltstående løsninger, hvis de er bedre til en konkret opgave, og sørg for at vælge et ERP-system, som har nemt ved at integrere til omverdenen.

Meget mere om emnet
Jeg har faktisk skrevet en hel e-bog om dette emne, hvor du kan læse meget mere. Den er gratis, og du kan hente den her på mit website. Eller her på engelsk, hvis du foretrækker det.

Held og lykke med dit nye ERP-system!