Forstyrrelser og ad hoc opgaver tager for meget af tiden på arbejdet, hvorfor det pludselig bliver forståeligt, at vi ikke når det, vi har sat os for.

Første skridt hen imod at nedbringe afbrydelser er at blive bevidst om problematikken og herefter at gøre noget ved den. Jeg vil forsøge at give dig opskriften på, hvordan du dribler uden om de unødvendige forstyrrelser og kan styrke dit fokus på den enkelte opgave.

Du bliver forstyrret hvert 7. minut

Dit fokus skifter, når du bliver forstyrret midt i en opgave, og når du skal finde tilbage til den opgave, du var i gang med. Det koster tid hver gang du flytter dit fokus. Undersøgelser viser, at især ledere bliver forstyrret helt op til hvert 7. min.

Derfor er det vigtigt, at du er opmærksom på, hvornår og hvor meget du bliver forstyrret.

5 simple tiltag

Disse fem simple fif kan hjælpe dig med at minimere forstyrrelser og få færdiggjort dine opgaver:

• Planlæg om morgenen eller dagen inden, hvad du skal lave i dag og hold dig til det

• Brug realistiske tidsbudgetter og husk at indregne ”buffer”-tid (f.eks. transport)

• Beslut dig for hvornår du tjekker din indbakke i løbet af dagen, man behøver ikke være online hele tiden

• Registrer din tid, så du får et overblik over, hvad du når i løbet af dagen og hvor dine tidsrøvere er

• I et åbent kontor kan støj ødelægge dit fokus, forsøg at skærme dig selv

Forstyrrelserne forekommer oftest hos dem, der ikke er bevidste om dem. Du kan selv gøre noget proaktivt ved at beslutte dig for hvornår på dagen du tjekker mails.

Du kan lave en autoreply på din telefon, der fortæller i hvilke tidsrum du er tilgængelig for opkald. Sæt nogle retningslinjer for hvornår I som kollegaer må forstyrre hinanden.

Skærm dig selv for støj, ved at bruge gode høretelefoner, eller sæt dig et sted hen, hvor du ikke bliver distraheret i perioder.

Styrk dit fokus

Når du arbejder bevidst med din planlægning, får du et større overblik og fokus. Vær opmærksom på om du kan finde et mønster i, hvornår bægeret flyder over for dig. Måske laver du selv overspringshandlinger eller hopper fra opgave til opgave.

Hvis du stadig ikke føler, at du kan få styr på tiden og er ved at drukne i ufærdige opgaver, er der masser af hjælp at hente fra virksomheder og privatpersoner, der er eksperter på området.

Få f.eks. flere gode input af Trine Kolding, ekspert i effektivitet og planlægning.