I min seneste blog om, hvordan vi beslutter det rigtige projekt, nævnte jeg begrebet 'business case' - altså om det kan betale sig for en virksomhed at starte et projekt op. I denne blog vil jeg gå en smule mere i dybden med business casen, så du som virksomhedsejer eller afdelingsansvarlig kan skabe det rette beslutningsgrundlag for projekter. Kort sagt, en opskrift på levere en business case, som du kan bede dine medarbejdere om at bruge.

De hårde argumenter

Når vi snakker om de hårde argumenter, eller ”hard facts”, hentyder vi til beregninger, forventninger med mere, som kan beregnes. Eksempler kan være et øget salg, lavere omkostning, eller øget indtjening.

Det kan være nødvendigt at opstille forudsætninger for at beregne disse hard facts. For eksempel kunne det være en besparelse på fremstilling af et produkt. Så må der beregnes hvad besparelse bliver per produkt, den samlede besparelse, samt hvad det koster at gennemføre besparelsen. Når man har regnet disse tal ud, kan man så kalkulere, hvor lang tid, der vil gå, fra besparelsen på produktet er gennemført og indtil den samlede besparelse overstiger projektets omkostninger. Dette kaldes tilbagebetalingstiden, eller ”payback” eller ”break-even”. Det er selvfølgelig op til den enkelte virksomhedsejer, hvor lang tids payback, man vil acceptere. Det er brancheafhængigt. Måske er det indenfor telekommunikation flere måneder, imens det indenfor andre brancher kan være 3-5 år.

De bløde argumenter / værdier

De bløde argumenter i en business case er de argumenter, der findes, som kan være sværere at måle effekten af. Der kan være juridiske, politiske, etiske eller strategiske argumenter for at gennemføre projektet. I denne afdeling hører typisk også højere kundetilfredshed, lavere sygefravær eller mindre administrationstid. Og så kan vi faktisk alligevel ofte beregne en effekt. Tag nu et eksempel som lavere sygefravær. Man kan jo godt beregne (eller fastsætte) en omkostning per time per medarbejder, og dermed, hvad de direkte omkostninger er for det samlede antal sygedage i virksomheden. Hvis man nu tror på, at et nyt initiativ vil nedsætte sygefravær med 5 %, jamen så er vi tilbage til overvejelsen om, hvad payback vil være for dette projekt.

Beslutningsgrundlaget

Nu har vi som ejere / ledere bedt vores medarbejdere om at udarbejde og konkretisere både de bløde og de hårde argumenter for et givent projekt.

For at vi kan beslutte om projektet skal igangsættes, anbefaler jeg, at følgende skal være med i beslutningsgrundlaget: 1) business casen, 2) et overordnet økonomisk budget, 3) tidsestimat samt 4) risikovurdering for projektet.

Hvis ovennævnte 4 ting er ok, kan vi som beslutningstagere sige 'go' for det videre arbejde.

Det næste skridt vil være at planlægge projektets gennemførelse, med brug af værktøjer fra projektlederens værktøjskasse. Mere om dette i min næste blog.