En af de store udfordringer for enhver virksomhed i vækst er at holde en stabil og god indtjening på alle de projekter, der bliver gennemført. Du har garanteret oplevet det: Hvis tidsplanerne begynder at skride, så skrider budgetterne, og inden længe er der en risiko for, at den fortjeneste, du havde set frem til, er spist op af ekstraudgifter. Desuden er den slags projekter drænende for de involverede, så det gælder om at sætte ind, der hvor det kan gøre en forskel.

Når jeg er ude i virksomheder og foreslå en mere effektiv måde at køre projekter på, så laver jeg en analyse af arbejdsgangene i virksomheden for at kunne rette op på forholdene. Hvis du selv vil lave analysen, så er der som hovedregel 5 områder, hvor du skal være opmærksom:

1. Målsætning

Rigtig mange projekter bliver igangsat med en lettere uspecificeret målsætning. Hvis ikke målsætningen er grundigt beskrevet og diskuteret i projektgruppen, så bliver det umuligt at arbejde i samme retning. Målsætningen skal være så klar og tydelig, at enhver beslutning i projektet skal tages med tanke på, om det gavner målsætningen eller ej. Er der uklarhed her, vil mange beslutninger undervejs i projektet også blive uklare.

2. Forudsætninger

Manglende klarhed omkring forudsætningerne kan i lighed med målsætningen skabe mudder i jeres kommunikation i en projektgruppe. Af og til er der så stor iver efter at komme i gang, at en klar projektoversigt med alle forudsætninger bliver gjort hurtigt og upræcist, men det gavner bestemt ikke projektet.

3. Roller og ansvar

Lige fra starten af projektet skal I gøre jer selv den tjeneste at lave en præcis og dækkende oversigt over, hvilke roller og ansvar de forskellige skal have i projektet. Hvis projektet skal køre glat igennem, så må den enkelte ikke have et øjebliks tvivl om deres ansvar og mulighed for at tage beslutninger. En projektgruppe, hvor alle har ansvaret for helheden er der reelt ingen, der har ansvaret.

4. Planlægning

De tre første punkter, jeg har nævnt er alle del af den planlægning, der skal laves. Men husk også, at der skal laves planlægning af hele forløbet. En klassisk fejl er kun at have en klar plan for den første halvdel af projektet, men hvad nu hvis det viser sig, at den sidste halvdel tager meget længere tid end antaget?

5. Opfølgning

Ovenpå al den planlægning kan det være fristende at læne sig tilbage og se tiden an. Men enhver projektplan er en dynamisk størrelse, der konstant skal passes til og justeres. Tidsplanen skal rettes til, budgetter skal overvåges og alle i projekt teamet skal informeres og motiveres. Sidst men ikke mindst, skal I sikre jer, at I er på rette spor i forhold til målsætningen for projektet.

Tager du fat i disse 5 punkter, så vil du være bedre rustet til at jeres projekter kan gennemføres med en fornuftig indtjening.

¨