Når du stifter et A/S
Der er mange formelle krav, du skal opfylde for at stifte et aktieselskab. Her er en systematisk gennemgang af, hvordan du kan gribe det an.
Du skal anmelde selskabet
Du skal sende en anmeldelsesformular til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Formularen kan du få enten ved at henvende dig til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen på eogs@eogs.dk, ved at ringe på tlf. 33 30 77 00 eller ved at downloade den fra styrelsens hjemmeside www.eogs.dk.
Konstituerende generalforsamling og forretningsorden
Dit aktieselskab bliver stiftet, når kapitalen bliver tegnet, men det kan først komme i gang, når selskabet er blevet konstitueret på en stiftende generalforsamling. Derfor skal du bruge et generalforsamlingsreferat.
Generalforsamlingen konstituerer virksomheden ved at udpege eller vælge en bestyrelse, en direktion og en revisor. Deres navne og bopæl og selskabets postadresse skal fremgå af referatet.
Erhvervs- og Selskabsstyrelsen skal have dåbsattester for direktøren og bestyrelsen og vielsesattest for gifte kvinder, medmindre du kan henvise til selskaber hvor de allerede er registreret, eller du oplyser deres CPR-numre på det løse skema til anmeldelsesformularen.
Du skal udarbejde en forretningsorden for bestyrelsen og et eventuelt repræsentantskab, hvori du beskriver regler for arbejdsformen.
Aktiebog
Du skal udarbejde en aktiebog, det vil sige en fortegnelse med navne og adresser på dem, der ejer aktier i selskabet. Fortegnelsen skal revideres, når der sker ændringer. Den skal opbevares på selskabets kontor, og skattemyndighederne skal have adgang til at se den når som helst.
I forbindelse med aktiebogen skal der være en fortegnelse over de største aktionærer, det vil sige aktionærer med mere end 5 % af aktiekapitalen i beløb eller i stemmer.
Forhandlingsprotokol
Dit selskab skal også have en såkaldt forhandlingsprotokol, det vil sige et ringbind, hvori du samler referater fra generalforsamlinger og eventuelle bestyrelsesmøder. Det skal du opbevare, så du kan dokumentere, hvad der er sket og besluttet i selskabet.
Købs- og salgsbog
Du skal oprette en købs- og salgsbog. Det er en komplet oversigt over bestyrelsens og direktionens køb og salg af aktier.
Du skal oprette en fortegnelse over ledende medarbejdere, der skal afgive oplysninger til købs- og salgsbogen. Ledende medarbejdere er i denne sammenhæng bestyrelse og direktion.
Overdragelsesaftale og vurderingsberetning
Skal der indskydes andre værdier end kontanter i selskabet - det kan være alt fra bil og konvolut-lagre til IT-udstyr og kaffemaskiner - skal du lave en almindelig købsaftale.
Du skal også sørge for at få en vurderingsberetning fra revisor. Det vil sige en vurdering af, hvilken værdi i kroner de ikke-kontante indskud repræsenterer.
Erklæring om handelsværdi
Du skal sørge for, at revisor og ledelse udfærdiger en erklæring om selskabets handelsværdi til SKAT. Det skal du, fordi SKAT kan forlange, at selskabet stiller en sikkerhed på højst 110.000 kr. for moms og skat på det tidspunkt, hvor du anmoder om at blive momsregistreret. Det krav kan du undgå ved at få selskabets revisor til at udarbejde en erklæring, som ledelsen skal underskrive. Erklæringen skal dokumentere, at selskabets handelsværdier er på mindst 125.000 kr., eksklusiv goodwill og andre ikke-materielle rettigheder på det tidspunkt, hvor du ansøger SKAT om momsregistrering.
Skatteforbeholdsaftale
Du skal også udarbejde en såkaldt skatteforbeholdsaftale. Det skal du, fordi det kan tænkes, at skattevæsenet ændrer værdiansættelserne på overdragne aktiver, altså de værdier der er skrevet ind i vurderingsberetningen. Det kan skattevæsnet gøre, hvis de ikke er enige i den værdi, som overdrageren har bestemt. Den situation kan du tage højde for ved at lave en såkaldt skatteforbeholdsaftale senest samtidig med overdragelsen, men helst indføjet i overdragelsesaftalen. Skatteforbeholdsaftalen skal tydeligt beskrive, hvilke konsekvenser en ændret værdiansættelse vil få, for eksempel at stiftergældsbrevet skal reguleres. Desuden skal aftalen være praktisk gennemførlig uden risiko for, at aktiekapitalen "kommer i fare", idet aktierne ikke kan tegnes med forbehold. Endelig skal der have været god tro hos revisor og stifterne med hensyn til værdiansættelserne i vurderingsberetningen.
Stiftergældsbreve
Et stiftergældsbrev er et gældsbrev, som en stifter af et selskab får, hvis stifteren indskyder mere i kontanter eller værdier, end han eller hun får aktier for. Det bliver lavet på det beløb, der svarer til forskellen på det indskudte beløb og de tegnede aktier. Hvis du skal lave et stiftergældsbrev, får du brug for følgende oplysninger:
- Stifters navn og adresse
- Gældens størrelse – det vil sige forskellen imellem det indskudte beløb og de tegnede aktier
- Renten. For at undgå kursbeskatning af afdrag, skal der være en mindsterente, der i den seneste tid har svinget mellem 3 – 4 % p.a. Se den aktuelle mindsterentesats på Skatteministeriets hjemmeside. Ellers skal gælden forfalde ved påkrav, dvs. når kreditor beder om det. Forfalder gælden ved påkrav, skal der ikke betales skat af kursgevinster. En eventuel aftale om en procentdel af overskud i stedet for renter, f.eks. 5% af overskud - kræver generalforsamlingens godkendelse
- Afdragsvilkår
- Sikkerhedsstillelse for gælden
- Om stifteren ved en konkurs skal have dækning efter alle øvrige kreditorer, men før aktionærerne
- Om stifteren skal have ret til at konvertere et tilgodehavende til aktier. Skal han eller hun det, skal det fremgå af et generalforsamlingsreferat
- Om gældsbrevet skal kunne bruges til at sende sagen direkte i fogedretten, hvis der ikke betales
Særlige krav
Vær opmærksom på, at der kan gælde særlige krav for særlige brancher, f.eks. skal bestyrelsen for et advokatselskab sende en kopi af aktionærfortegnelsen til Advokatrådet, straks efter at selskabet er registreret. Det samme gælder ved enhver senere ændring i fortegnelsen.
Vær også opmærksom på, at selskabet ikke altid kan afskrive på aktiver som goodwill eller andre tidsbegrænsede rettigheder blandt de overdragne aktiver. Selskabet kan heller ikke afskrive på aktiver, hvis overdragelsen sker mellem interesseforbundne parter. Interesseforbundne parter er i denne sammenhæng parter med økonomisk fællesskab, det vil sige hovedaktionær/aktieselskab, forældre/børn, ægtefæller og lignende.
A/S og ApS
Når du stifter et ApS
